STYRET

Leder
Eva Jeanett Hunstad
E-post: eva_hunstad@hotmail.com
Tlf: 94 86 19 13

Nestleder/medlemsansvarlig
Amanda Borch Pacheco
E-post: kennel@epicsaga.no

Sekretær/styremedlem
Jeanette Lauritzen
E-post: sekretaer@norskpinscherklubb.no

Kasserer
Eva Jeanett Hunstad

Styremedlem/distriktsansvarlig
Amanda Borch Pacheco

Styremedlem
Anita Rødland Ueland
Vita Ramanovich
Trine Haaland
Otilie Rehfsem Akselen

Varamedlem
Beate Carlsen
Gunn Marit Bertheussen

RETNINGSLINJER FOR STYRET

NORSK PINSCHERKLUBB - om styrets funksjon og verv

Fra klubbens lover:

§4-1 Styrets myndighet    
Styret er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene.  
   
§4-2 Vedtak og representasjon    
Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av styremedlemmene er til stede. Vedtak fattes med alminnelig flertall (50 % + 1 av stemmene, blanke stemmer teller ikke). Ved stemmelikhet er forslaget forkastet. 
Styret sammenkalles når leder bestemmer eller når ett av styremedlemmene krever det. Det skal føres referat fra styremøtene der styrets vedtak fremgår. Referatene skal være tilgjengelig for medlemmene og NKK.
Ved nestleders varige forfall avgjør styret om det skal innkalles til ekstraordinært årsmøte eller om ny nestleder skal velges av- og blant de resterende styremedlemmer.
    
§4-3 Styrets oppgaver er å    

  • lede klubben mellom årsmøtene
  • avholde årsmøte
  • drive klubben i samsvar med klubbens formål
  • gjennomføre beslutninger truffet av årsmøtet
  • oppnevne og avvikle komiteer, oppnevne representanter for klubben, og utarbeide retningslinjer for særkomiteer, avlsråd, eventuelt redaktør
  • søke å koordinere sine aktiviteter med andre klubber eventuelt via den lokale NKK-regionen
  • velge/oppnevne sekretær og kasserer innen- eller utenfor styret
  • Eventuelt oppnevne representant til NKK-regionens årsmøte

Valg av leder og styremedlemmer
Leder velges annethvert år, for 2 år.
Det velges inn 3 styremedlemmer hvert år, for 2 år.
Dette gir en rullering på hvor mange nye styremedlemmer som kommer inn.
Det velges hvert år 2 varamedlemmer, for 1 år.

Viktig for styremedlemmer
Ha tid til vervet.
Styrearbeid tar tid, og man må være villig til å avse den tiden som må til for å få ting gjort, og på en ordentlig måte.
Ha interesse for vervet.
Det er viktig å sette seg inn i sakene som behandles.
Vær engasjert!
De bør ha forskjellige egenskaper og kvalifikasjoner, slik at de utfyller hverandre.

Taushetsplikt
Det finnes ingen alminnelige bestemmelser om taushetsplikt for styremedlemmer i ideelle organisasjoner.
Det er opp til det enkelte organ å belegge saker med konfidensialitet og oppheve den. Å forholde seg solidarisk til det styret man er medlem av er viktig.

Reservasjon - protokolltilførsel
Et medlem av styret har rett til å få protokollført sin mening, både begrunnelse og konklusjon, når den ikke er overens med det flertallet bestemmer i en sak.

Prosedyre for innmelding av saker
Saker meldes inn i forkant av hvert styremøte i styrets gruppe på Facebook eller sendes på mail til styrets leder. Tilleggsinfo om sak må sendes sammen med innkallingen.

Frister og tiden styret har til å sette seg inn i saker
Alle innmeldte saker bør behandles innen rimelig tid vurdert ut fra sakens karakter. Ordinære saker meldt i styrets Facebook gruppe bør bestrebes å bli behandlet innen 14 dager. Hastesaker bør bestrebes å bli behandlet innen 5 virkedager.

Styrets kommunikasjonsplattformer
Styrets Facebookgruppe er styrets plattform for deling av viktig informasjon mellom styrets medlemmer og saker kan meldes inn her. Deling av viktig informasjon og informasjon om saker kan også skje på mail. Styrets messengerchat er åpen for øvrig kommunikasjon mellom styremedlemmene. Eventuelle diskusjoner skal kun foregå i styremøter, og ikke i styrets Facebookgruppe eller messengerchat.

ROLLEBESKRIVELSER FOR STYRET OG ANDRE KOMITEER I NORSK PINSCHERKLUBB

Ref. klubbens lover §1-2

Norsk Pinscherklubb har til formål å ivareta hundens og hundeholders interesser i Norge, samt å bidra til å fremme positive aktiviteter med hund og hundesport, samt forvaltningen av den enkelte hunderase. Norsk Pinscherklubb skal også arbeide for etisk riktig behandling av hunder, og for at avl skjer i ønsket retning, både når det gjelder rasestandard, bruksegenskaper og rasenes sunnhet.

  • Fremme et ansvarlig hundehold i samfunnet.
  • Fremme mulighetene til ulike aktiviteter med hundene via distriktkontaktene.
  • Bidra med et godt miljø, og gode tilbud til våre medlemmer.
  • Fremme positiv hundetrening, aktivitet og hundehold.
  • Tilby utstilling, kurs og konferanser som fremmer positiv innstilling til hunder og trening med hund, både blant utøvere og samfunnet generelt.

LEDER

  • Fastsette agenda for styremøter og lede møtene.
  • Følge opp de ansvarlige for styrets arbeidsplan og ser til at arbeidet er i rute.
  • Ansvarlig for alle viktige dokumenter i organisasjonen.
  • Overordnet ansvarlig for å skrive søknader og for å inngå økonomiske avtaler
  • Holde ansvarlig kontakt med NKK.
  • Tals- og kontaktperson for klubben.
  • Ansvarlig for daglig drift, herunder oppfølging av administrative rutiner
  • Godkjenningsansvar for utbetalinger som gjøres av kasserer, med unntak av utbetalinger til leder.
  • Hovedansvarlig for kontakt med valgkomite
  • Signaturrett.

NESTLEDER

  • Stedfortreder for leder.
  • Medlemsansvarlig.
  • Sponsorkontrakt for klubben.
  • Signaturrett.

Ellers definerte oppgaver på samme måte som et ordinært styremedlem.

STYREROLLE- SEKRETÆR

  • Innkalling/referat fra styremøter, føre web referat og internt referat.
  • Skrive årsmeldingen i samarbeid med leder.
  • Søknad til NKK (utstillinger, seminar ol.).
  • Mottak og distribusjon av e-post (Hvis ikke vi alle kobles opp til EN felles mail slik at alle får samme mailene).
  • Arkivering av dokumenter (søknader, klager, e-post etc.) i egen harddisk.

Ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem.

STYREROLLE- KASSERER

  • Overordnet ansvarlig for økonomien og for at budsjettet overholdes.
  • Ansvarlig for innbetalinger og utbetalinger, og for å føre regnskap sammen med regnskapsfører.
  • Lager forslag til budsjett sammen med styret.
  • Presenterer økonomi status på styremøte ved behov.
  • Tar vare på alle kvitteringer og arkiverer dem på en god og oversiktlig måte.
  • Sender betalte bilag til regnskapsfører.
  • Søker momskompensasjon til NKK i juni hvert år.
  • Signaturrett

Ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem.

ORDINÆRT STYREMEDLEM

  • Møte på styremøter forberedt.
  • Være aktiv og svare på saker på styrets interne Facebookside.
  • Ansvarlig for øvrige oppgaver, for eksempel underkomiteer eller roller som sekretær/kasserer.
  • Ansvarlig for å gjennomføre arrangementer sammen med styret, så langt det lar seg gjøre.

VARA STYREMEDLEM

  • Frivillig oppmøte på styremøter.
  • Stemmerett ved forfall av styremedlem, leder eller nestleder.
  • Være aktiv og svare på saker på styrets interne Facebookside.
  • Stille på dugnad på klubbens arrangement, dersom det er fysisk mulig.
  • Blir vanlig styremedlem hvis et styremedlem trekker seg fra sitt verv.

WEBANSVARLIG

  • Ansvarlig for oppdatering og vedlikehold av websiden.
  • Publisere ting fortløpende og vedlikeholde det som skal legges på websiden.
  • Ha god dialog med styret ang. det som skal publiseres på websiden.

Dersom webansvarlig er medlem av styret, er andre definerte oppgaver på samme måte som for et ordinært styremedlem.

VALGKOMITEEN

  • Gi en anbefaling til årsmøtet om styrets sammensetning for kommende år.
  • Finne kandidater til ledige verv i styret.
  • Kommunisere med styret i god tid før årsmøte.

AVLSRÅDET

  • Oppnevnes av klubbens styre.
  • Totalt består avlsrådet av 7 personer
    • 3 representanter fra hver av klubbens raser.
    • Hver rase har i tillegg en vara.
    • Et styremedlem skal være medlem av avlsrådet, herunder styrets representant
  • Leder av avlsrådet innstilles av styret i NPK, resten konstituerer de selv.
  • Representantene velges for 2 år.

Avlsrådet er beslutningsdyktig når minst 50% av medlemmene er til stede. En sak kan ikke avgjøres dersom ikke raserepresentanten er til stede. Det skal føres protokoll over behandlede saker, og møteprotokoll skal sendes omgående til avlsrådets medlemmer og til styret.

Alle opplysninger skal behandles med varsomhet, da avlsrådet ofte vil få tilgang på sensitive opplysninger. Henvendelser skal besvares skriftlig og godt begrunnet. Svartid er en måned.

Krav til representanter i avlsrådet:

  • Mennesker som engasjert i å opprettholde og utvikle sin rase i positiv retning.
  • Gjerne ha avlsrådskurs via NKK, eller delta på dette ved første mulighet.
  • Ønskelig med oppdretterskolen til NKK.

Avlsrådets funksjon:

  • Fungere som fagkomité og arbeidsorgan i rase- og avls spørsmål
  • Et rådgivende organ som rapporterer til styret.
  • Behandle søknader for kullgodkjenning. Ordinært har de en behandlingstid på 5 dager så fremt det ikke er en disposisjonssak som i tillegg må styrebehandles.

VALPEFORMIDLER

  • Innstilles av styret i NPK.
  • Skal besvare henvendelser på vegne av klubben ang valper av den rasen de representerer.
  • Gi informasjon vedrørende klubbens retningslinjer for avl, samt svare på generelle spørsmål om rasene.
  • Videreformidle dersom det søkes fôrvert eller det er hund til omplassering.

Retningslinjer:
KUN valper på den til enhver tid gjeldende valpelisten kan formidles, da det kun er disse kullene som er godkjent av klubben og hvor oppdretter har ønsket valpeformidling. Dette gjelder planlagte og fødte valpekull. Ikke godkjente kull, verken kan eller skal formidles av klubben. Utenlandske valpekull skal heller ikke formidles via NPK. Valpelister fra andre klubber skal heller ikke formidles via NPK

Valpeformidlerne forplikter å forholde seg nøytrale i forhold til oppdrettere, og skal ikke anbefale noen fremfor andre, ei heller uttale seg om spesifikke oppdrettere.

DISTRIKTSKONTAKTENE

  • Klubbens kontaktperson i distriktene.
  • Arrangere sosiale sammenkomster i distriktene.
  • Arrangere treninger i distriktene.
  • Være NPK`s representant dersom det arrangeres kurs i distriktene.
  • søke støtte fra klubben til arrangement i sitt område. Dette formidles via kontaktperson for distriktskontaktene inn til styret.

HVORDAN JOBBER STYRET I NORSK PINSCHERKLUBB
ANSVAR OVENFOR MEDLEMMER:

Styrets ansvar ovenfor medlemmene er først og fremst å sørge for at arbeidsoppgavene blir gjennomført, og legge til rette for at medlemmene kan drive sine aktiviteter uten å tenke på organisasjonens daglige drift. I tillegg har styret et ansvar som medlemmenes rådgivere. Dvs. at dersom et medlem er usikker på hvordan en arbeidsoppgave skal gjøres, eller trenger veiledning og råd, skal styret hjelpe medlemmene. Styret skal jobbe aktivt for organisasjonen og medlemmene slik at formålet til organisasjon blir oppfylt. Styret kan ses på som klubbens grunnstein, og dersom styret fungerer godt, har også organisasjonen bedre grunnlag for å gjøre arbeidet sitt på en god måte. Konflikter og uenigheter bidrar til å ødelegge for organisasjonens formål, det er derfor også styrets ansvar overfor medlemmene at alle vet at alle jobber for samme formål.

HVEM BESTEMMER HVA? 

Mellom årsmøtene er det styret som leder organisasjon, og det er de som er valgt til å ta avgjørelser i løpet av året på vegne av NPK. Styret er demokratisk, og alle saker av betydning skal drøftes der. Når styret har bestemt seg i en sak, skal hele styret stå bak denne avgjørelsen, selv det har vært diskusjoner og uenigheter før man bestemmer seg. Dersom styret fordeler ansvaret for en oppgave til et styremedlem, må styret få rapport om utviklingen og resultatet, slik at styret har oversikt og kontroll. Styret er også ankeinstans i alle saker avlsrådet behandler.

TAUSHETSPLIKT

Alle styremedlemmer, så vel som leder og nestleder vil kunne få kjennskap til fortrolig informasjon om enkeltpersoner, klubber, hunder eller kenneler som vil kunne skade disses omdømme hvis informasjon kommer på avveie. Alt dette krever ansvarsfølelse og lojalitet til klubben. Som styremedlem forplikter en seg også til å sette seg inn i NPK`s gjeldene lovverk og bestemmelser.

Definisjon av «fortrolig informasjon»- som i denne sammenheng kan defineres slik:

  • Fortrolig informasjon er informasjon som ved eventuell offentliggjøring vil skade omdømmet til 3. part.
  • Fortrolig informasjon er også interne diskusjoner i styret under behandling av saker.
  • Fortrolig informasjon er ikke informasjon som allerede er offentlig tilgjengelig eller informasjon som normalt offentliggjøres i forbindelse med utstillinger, seminar ol.

Som styremedlem forplikter en seg også til:

  • Ikke diskutere eller formidle fortrolig informasjon til andre enn gjeldende styremedlemmer.
  • Ikke offentliggjøre fortrolig informasjon før dette er delegert til en i et styrevedtak.
  • Merke saker som fortrolig når saken inneholder fortrolig informasjon ved å påføre aktuelle saksdokumenter og saksfremstillinger ordene «Norsk Pinscherklubb fortrolig» på fremtredende plasser i dokumentet, for eksempel øverst på hver side.
  • Fjerne fortrolige saker fra offentlige referater ved å kun referere til saksnummer samt ordet «konfidensielt».
  • Opplyse andre styremedlemmer om at en sak er fortrolig hvis fortrolig informasjon legges fram muntlig.
  • Behandle tilgjengelig informasjon som fortrolig hvis en er i det minste tvil om at informasjonen kan være fortrolig.
  • Å være klar over at brudd på taushetsplikten kan medføre eksklusjon fra klubben. (hht. NKK`s lover kap. 7- disiplinære reaksjoner mm.)
  • At taushetsplikten også gjelder etter at en har trådt ut som styremedlem.

KONFLIKTLØSNING

Konflikter er ofte resultat av uklarheter og misforståelser. Hvis styret ikke vet hva som skjer, eller mangler opplysninger for å kunne gjøre jobben sin, kan det føre til dårlig stemning og konflikt i organisasjon. Den beste måten er å unngå en konflikt på, er å ha åpne, klare og tydelige prosesser ved behandling av saker. Når det er en konflikt, er det viktig at den løses umiddelbart. Hvis styret, og styrets leder lar konflikten ligge, vil den bli vanskeligere å løse ettersom tiden går. Fokus må alltid være på hva organisasjonen kan gjøre for å finne en løsning alle kan enes om. Et godt tips er å ha en avtale i styret om man kan diskutere alt på styremøtene, det skal være lov å være uenige, men når møtet er hevet skal man være venner og støtte hverandre i den avgjørelsen styret har tatt.

Ved konflikter/klager må man henvende seg til styret via mail. Muntlige klager kan ikke behandles.

DEMOKRATI I STYRET

Siden styret er valgt på en demokratisk måte, skal de også representere medlemmene som har valgt dem. Som styremedlem er man personlig ansvarlig for de valg man gjør i styret, men alle styremedlemmene har et felles ansvar for å fremme interessene og ønskene til medlemmene.

Her presenterer vi to modeller for hvordan styret kan arbeide demokratisk:

  1. Konsensus:
    Det betyr enighet, og er ett av prinsippene det går an å bygge en organisasjon på. Det betyr at man diskuterer en sak til man finner en løsning som alle kan være enige om. Slike diskusjoner ender ofte med et kompromiss, eller man finner en ny og bedre løsning enn forslaget som opprinnelig lå på bordet. Utfordringen med denne modellen er at man ikke alltid blir enig eller at en sak må diskuteres over flere møter for at alle skal bli enige.
  2. Flertallsbeslutning:
    Det betyr at flertallet i styret bestemmer hva man skal gjøre gjennom en avstemming. Utfordringen med denne modellen er at de som ikke fikk gjennomslag for sin mening kan bli misfornøyd.

    Begge modellene har både fordeler og ulemper. Det kan derfor være at styret benytter seg av begge i forskjellige situasjoner. For eksempel kan konsensus være lurt å benytte som styringsform dersom vedtaket blir stående lenge. Flertallsbeslutning kan for eksempel benyttes ved saker som kun gjelder kort tid, og ikke for store konsekvenser.